Menu

Kontingent i klubkassen: Sådan griber i medlemsbetalingerne

image
DBU IT
27. januar 2022 kl. 14:15
Størstedelen af kontingentkronerne dribler sikkert i klubkassen som abonnementsbetalinger. Men der skal følges op på de nye medlemmer - og bogføres. Gode tips til at komme i mål.

Det store overblik 

Mange klubber har flere forskellige afdelinger, kontingentsatser og årgange - og dermed også forskellige automatiske kontingentkørsler. 

I stedet for at gå ned på de enkelte kørsler og se på de medlemmer, hvor kontingentabonnementet ikke er blevet trukket automatisk på et betalingsabonnement, kan det være en fordel at starte med et overblik. 

Find kørselsoverblik i KlubOffice her. 

 

Kørselsoverblikket giver dig først og fremmest et hurtigt billede af, hvor mange af opkrævningerne i den enkelte kontingentkørsel, der er behandlet - og ikke mindst hvor mange, der fortsat kræver digitalt knofedt (1). 

Du kan vælge at sende en betalingspåmindelse til alle medlemmer med overskredet betalingsdato på én gang fra brevet i højre hjørne (2). Inden du gør det, er det en god idé at tjekke den e-mailskabelon (betalingspåmindelse), som bliver sendt ud til de pågældende medlemmer. Se hvordan man laver emailskabeloner her. 

 

 

Find årsagerne til manglende betalinger 

Inde på den enkelte kontingentkørsel kan man hurtigt danne sig et overblik over, hvorfor betalingerne ikke er kørt igennem på de enkelte medlemmer. Det er selvfølgelig dejligt, at kunne konstatere et grønt flueben og en 'Betalt (Automatisk)' besked - men det er formentlig dem, hvor betalingen ikke er gennemført, som du er interesseret i. 

Du kan få 'Betaling afvist' og 'Betaling afventer' og 'Betalingsdato overskredet' øverst ved at sortere på 'Status' i toppen (1), og kan efterfølgende se årsagen til den manglende betaling ved at holde musen over udråbstegnet i højre side (2). 

Her kan man også se, om der er sendt en betalingsmail, og om betalingslinket i den er blevet åbnet. Det kan give en indikation af, om det er den korrekte e-mail, der er registreret på medlemmerne. 

 

Fra overblikket på den enkelte kørsel kan man, udover en betalingspåmindelse, også genudsende den oprindelige betalingsmail. 

 

 

VIDEOGUIDE

Hvis du foretrækker vejledning på video, kan du se nedenstående webinar. Spring direkte til indhold om, hvad du skal gøre efter kontingentkørsel, ved at klikke på tidskoderne herunder. 

Når kontingentkørslen er gennemført - 38:37

Bogføring af online betalinger - 42:15

'Kørselsoverblik' på kontingentkørsler - 43:00

Medlemsoverblik over medlemmer, som er en del af en kontingentkørsel - 44:15

 

 

Medlemmer, der skal udmeldes 

Selvom du har sat jeres e-mailskabeloner op til 'UG' i KlubOffice, kan der være medlemmer, som ikke har fået meldt sig ud i tide - og som nu skal håndteres manuelt.

Vidste du, at I med KlubOffice kan tilbyde klubbens medlemmer, at anmode om at melde sig ud online - og måske undgå nogle af dem, der ikke får sendt en mail til kassereren i tide? Se hvordan her. 

Sådan melder du medlemmer ud fra den automatiske kontingentkørsel:

1) Find medlemmet i den pågældende kontingentkørsel, og tryk på medlemsnummeret. 

2) Så kommer du direkte til medlemmets personstamdata fane, og kan her vælge 'Indmeld/udmeld' knappen i toppen af siden. 

3) Vælg evt. en anden udmeldelsesdato, hvis ikke den stemmer, bl.a. for at gøre DIF-rapporten så præcis som muligt. Tryk på 'Udmeld' for at gennemføre udmeldelsen. 

 

Inden du lader medlemmet gå, kan du vælge at sende en e-mail, fx med et "tak for denne gang". 

Vent med at oprette kreditnota! 

 

For at kreditnotaen bliver ajourført med det samme, skal du nemlig lave kreditnotaen fra den automatisk kontingentkørsel. Når du lukker vinduet ovenover ned - og evt. har sendt en e-mail - kan du trykke på den grønne pil i toppen af siden, for at komme tilbage til kontingentkørslen. 

Marker medlemmet og tryk på det røde kryds i toppen, og vælg 'dan kreditnota' fra pop-up'en. 

Tryk på 'Gå til kreditnota' for at fuldføre og bogføre. 

 

 

På kreditnotaen kan du også rette fakturadatoen, så den er lig med den oprindelige fakturadato. Ved at dobbeltklikke på fakturalinjen, kan man rette teksten til fx 'udmeldt' eller 'skadet', for at kunne se årsagen til, at kreditnotaen er udstedt. 

 

Medlemmer, der skal have refunderet deres betaling 

Hvis I har medlemmer, der skal have refunderet en gennemført betaling, er det let at gøre fra oversigten over 'Online betalinger' i KlubOffice her. 

1) Marker medlemmet. 

2) Tryk på refunder betaling i toppen af siden. 

 

Vælg hvilket beløb, der skal refunderes. Der kan ikke refunderes mere end det beløb, der er betalt - men du kan godt refundere et mindre beløb. 

 

 

Til sidst skal du overføre refunderingen til kassekladde, og evt. sende en e-mail til medlemmet og kontaktpersoner, for at bekræfte refunderingen. 

 

Restance = holdkortspærring? 

En af de mest effektive værktøjer til at undgå restancer, er for mange klubber den automatiske restancespærring. En funktion i KlubOffice, der automatisk udelukker alle spillere i restance fra at komme på et holdkort til alle klubbens kampe. 

Markeringen sættes under 'Klubinfo' --> 'Indstillinger' i KlubOffice her. 

Her kan man også vælge, hvor mange dage efter forfaldsdato, spærringen skal indtræde - og vælge en emailskabelon, som kan blive sendt ud til medlemmet, når vedkommende bliver restancespærret - og når restancespærringen fjernes igen. 

 

Bogfør betalingerne 

Hvis ikke man har prøvet at bogføre i KlubOffice før, kan det være en stor mundfuld at kaste sig over. Men når først I er i gang, er det lidt af en rutinesag. Faktisk en rutine, der kan automatiseres. Med automatisk bogføring kan I overlade tastearbejdet til KlubOffice-robotten, der kan bogføre alle nye online betalinger hver nat. 

Det kræver blot, at I slår indstillingen til, og vælger en kassekladde, hvor indbetalingerne skal bogføres. Se hvordan her. Og slå indstillingen til i KlubOffice under 'Automatisk bogføring' på siden her. 

Læs hele vejledningen til at bogføre i KlubOffice her. 

 

Få hjælp til bogføringen 

Vidste du, at DBU har økonomisupportere ansat til at hjælpe dig og din klub med KlubOffice økonomi? Mandag til torsdag fra 9-11 og 19-21 sidder erfarne økonomi-instruktører klar til at hjælpe på telefon eller e-mail. Du kan kontakte dem på 43 26 54 40 og kluboffice@dbu.dk

Hvis I er nye i KlubOffice - eller har haft udskiftning på kasserer-posten - kan det være en god idé at booke et kursus i KlubOffice økonomi. Læs mere om mulighederne for et klubkursus i jeres klub, eller online, på siden her. 

 

WEBINAR: KLUBOFFICE ØKONOMI

OPSÆTNING
Sådan importerer du en kontoplan - 5:10
Sådan opretter du regnskabsår - 9:46
Afgifts- og systemkonti - 11:18
Kassekladder - 12:47 Debitorgrupper - 17:29
Debitorgrupper på medlemmer - 23:00
Oprettelse af kontingentsatser - 26:35
Indmeldelsesrabatter - 28:58
HVOR KAN VI BRUGE OPSÆTNINGEN?
Online betaling på online indmeldelse - 33:45
Håndtering af online betalinger - 40:33
Oprettelse af manuelle faktura (fx til sponsor) - 45:05
Her opretter du e-mailskabeloner - 49:20
BOGFØRING
Sådan overfører du betalinger til kassekladde - 53:25
Sådan refunderer du en online betaling (fx kontingent) - 54:30
Overførsel til kassekladde, klubaktiviteter med betaling - 56:10
Sådan laver du en ny, manuel postering - 56:58
'Vis konsekvens' funktion, når du bogfører - 57:49
Import af fil (fx fra bank) - 58:55
Sådan får du importeret budget - 1:01:30