Menu

Fif og faldgruber: Bliv klar til kontingentbetalinger

image Det kan være små rettelser i KlubOffice, der sørger for en succesfuld kontingentkørsel. Foto: Theis Bothmann.
Thomas Kristensen
25. januar 2022 kl. 14:53
Få nyttig information til at forberede kontingentkørsel i KlubOffice. Eller inspiration til at komme i gang med medlemskaber på abonnement.

Kontingent. Den økonomiske livsnerve for de fleste klubber. Den post, der kan have størst indvirkning på budgettet - og som er tungest at inddrive. Automatisk kontingentkørsel via KlubOffice sparer jer for at jagte seniorspillere nede på bane 3, der ikke lige har fået overført for sæsonen. Men det kræver forarbejde. 

Få gode råd til at undgå dobbeltarbejde - eller inspiration til at komme i gang med kontingentabonnementer via KlubOffice. 

Undgå to faldgruber

Der er to meget vigtige ting at tjekke før du kan læne dig tilbage og vente på, at kontingentkronerne ruller ind. 

1) Alle de medlemmer, der skal betale kontingent, skal være en del af den afdeling eller stamhold, som du har tilknyttet din kontingentkørsel

2) Alle de medlemmer, der skal betale kontingent, skal være tilknyttet en debitorgruppe 

Hvis I har medlemmer, der falder uden for de to kasser, vil de ikke blive opkrævet kontingent - og det vil således kræve en ny kontingentkørsel kun for de pågældende medlemmer. Det vil du gerne undgå. Se i videoen herunder, hvordan du finder frem til de medlemmer, der falder uden for kasserne - eller læs hele tjeklisten inden kontingentkørsel her. 

 

Er der nogen, der skal have rabat? 

Hvis I har medlemmer, der skal have rabat på kontingentet, kan I tildele det som enkelt- eller fast rabat. Rabatter til enkelte medlemmer tildeles fra medlemsoversigten under 'Medlemsstamdata', som vist på billedet her. Rabatter kan tildeles frem til den dag, hvor der trækkes penge på kortet. 

 

Kommunikation til medlemmerne

Din klub har måske kørt automatisk kontingentkørsel via KlubOffice i flere år, og din klubs medlemmer kender således processen. Hvis det er én af de første gange, I skal opkræve kontingent via KlubOffice, kan det være en god idé at informere medlemmerne før den automatiske mail, der sendes ud til medlemmerne syv dage inden betalingsdatoen.

Du kan få inspiration til et informationsskriv her. 

Hvis I har mange nye medlemmer kan det også være en god idé at få genopfrisket, særligt den del der omhandler opdatering af kortoplysninger via Mit DBU. Se i videoen herunder hvordan jeres medlemmer selv kan opdatere, hvis de har skiftet betalingskort siden seneste kontingentbetaling. 

 

Giv emails et klubpræg

7 dage inden en trækning sendes en notifikationsmail til medlemmet, for at advisere om at det er tid til at betale kontingent. Notifikationsmailen kan - ligesom de øvrige mailskabeloner - rettes i KlubOffice. Det kan være gavnligt, hvis I fx ønsker at informere om, hvor medlemmet skal henvende sig ved spørgsmål til kontingent eller medlemskab. 

Vidste du, at I kan tilbyde medlemmer online udmeldelse? Se hvordan her. 

Foruden notifikationsmailen, kan I også tilrette de øvrige mailskabeloner, der udsendes i forbindelse med betalinger:

  • Opkrævningsmail - når medlemmet skal opkræves kontingent udsendes en mail med et betalingslink, som også kan fungere som tilmelding til abonnementsordning
  • Kvitteringsmail - når medlemmet har betalt, automatisk eller som ny, online betaling 
  • Påmindelsesmail - kan sendes manuelt, når kontingentkørslen er gennemført 

Læs mere om mails i forbindelse med betalinger her - og se hvordan I sætter dem op som mailskabeloner, så I kun skal lave teksten ét sted her. 

Har I brug for inspiration til tekster? Der er gratis lånemuligheder her. 

Med den nye mulighed, 'Designskabeloner', kan jeres emails blive pakket ind i klubbens farver og logo, helt uden at I skal ind og rode med HTML-kode selv. Se hvordan her. 


Med de nye 'Designskabeloner', kan I give klubbens emails et klubpræg. 

 

Automatisk bogføring 

Når kontingentkronerne begynder at rulle i klubkassen, står der også en digital hjælper klar til at dirigere dem i de rigtige kasser. KlubOffice-robotten kan således også klare bogføringen, helt automatisk. Det kan spare jer for manuelt arbejde, og for spillere, der ikke løber ind i en restancespærring inden første kamp. Se hvordan her. 

Fra 'Klubben' --> 'Indstillinger' kan man blandt andet vælge, hvem der skal have besked, når den automatiske bogføring er fuldført. 

 

Nyttige links og kontaktoplysninger 

Tjekliste inden automatisk kontingentkørsel 

Manual til automatisk kontingentkørsel 

Gode råd til efter kontingentkørslen 

'Medlemskab på abonnement sætter restancer på bænken'

Book et IT-kursus til at få hjælp - eller komme i gang med - automatisk kontingentkørsel 

 

Har I spørgsmål til bogføring, opsætning af regnskab eller andet om KlubOffice økonomi-modulet, så er økonomi-supporten klar til at hjælpe. Supporten kan kontaktes på kluboffice@dbu.dk eller 43 26 54 40 mandag-torsdag fra 9-11 og 19-21* (find kontaktoplysninger i bunden af KlubOffice). 

*Økonomi-supporten holder sommerferie fra uge 26 til og med 29.