Automatiske kontingentopkrævninger har skubbet girokort og bankoverførsler ud på bænken. Foto: Theis Bothmann.
”Det er jo aldrig sjovt at skulle ringe nogen op, der ikke har fået betalt deres kontingent.” Kasserer i Brændekilde-Bellinge Boldklub, Dennis Vestby, er glad for at slippe for akavede opkald og sure e-mails i de sene aftentimer. I den fynske klub betaler klubbens 422 medlemmer – lige som halvdelen af alle landets fodboldspillere – kontingent via abonnementsordninger i medlemssystemet KlubOffice.
Girokort på pension
Kontingent er den økonomiske livsnerve for de fleste fodboldklubber. Manglende medlemsbetalinger kan betyde, at friske bolde, nye overtræksveste eller en fed fladskærm til klubhuset bliver sat på standby.
Klubbernes kassemestre kæmper en brav kamp for, at restancer ikke skal lægge bånd på klublivet på og uden for banen. I omkring 400 klubber – med halvdelen af landets fodboldspillende medlemmer – har de skiftet girokort ud med abonnementsbetalinger via KlubOffice.
En af dem er fynske Brændekilde-Bellinge Boldklub, hvor kasserer Dennis Vestby har hænderne over hovedet efter det første år med automatisk kontingentkørsel.
"Jeg var lidt skeptisk til at starte med, fordi girokortene virkede udmærket. Men jeg kan jo se nu, at den time jeg skulle bruge hver aften i to uger i forbindelse kontingentbetaling, nu er nede på en halv time samlet," fortæller Dennis Vestby, kasserer, Brændekilde-Bellinge Boldklub.
Efter anden omgang med kontingentbetaling på abonnement, kan den fynske klub notere et rundt ’0’ ud for restancer. Og de ubehagelige opkald i aftentimerne et blevet byttet ud med automatiske betalingspåmindelser og en reminder, hvis betalingskortet skal opdateres.
”Der er selvfølgelig nogle medlemmer, der skifter – eller har mistet – deres kort. Men de havde alle sammen selv opdateret deres kortoplysninger, og derfor er der næsten ingen opfølgning tilbage for mig,” fortsætter Dennis Vestby.
KlubOffice sender automatisk en påmindelse til medlemmerne, hvis ikke der er et aktivt kort til at betale medlemsabonnementet.
Tre gode råd fra kassereren
1. Gør brug af DBU's IT-kurser. De er godt givet ud.
2. Invester tid i starten på at sætte det hele rigtigt op. Når først det er sat op, så kører det bare.
3. Få sikret, at kontingentsatser og rabatter er rigtige, så man ikke skal bruge tid på at refundere.
Trænerne som medspillere
Det automatiske kontingentsystem via KlubOffice er kædet sammen med de øvrige systemer i DBU’s ’IT Klubpakke’ – KampKlar (til holdet), Klub-CMS (hjemmesidesystem) og Fodbold app’en.
En sammenhæng, der åbner mulighed for samspil mellem kasserer, træner og medlem. Spillerne på holdene er således identiske med dem, der melder sig ind i klubben via KlubOffice.
Og der er en klar konsekvens for medlemmer, der ikke betaler kontingent: Ingen træning eller kamp.
”Vi har slået automatisk holdkortspærring til, og det virker rigtig godt. Hvis man ikke har betalt kontingent, kan man ikke komme med på holdkortet. Det kan trænerne jo også se i Fodbold app’en og KampKlar, så de også kan hjælpe med at minde medlemmerne om at få betalt,” slutter Dennis Vestby.
Holdkortspærringen fjernes automatisk igen, når man betaler. Det er valgfrit for klubberne, at gøre brug af funktionen.
Du kan læse mere om DBU’s IT-kurser, som også kan bookes online til nedsat pris her.