Automatisk kontingentkørsel
Menupunkt - "Økonomi" -> "Automatisk kontingentkørsel"
For at kunne gøre brug af 'Automatisk kontingentkørsel' så kræver det der er aktiveret for:
- KlubOffice - Økonomi
- Online betaling
Dette gøre under 'Klubben' -> 'Klubinfo' og så ligger det på fanerne ude til højre.
Har I samtidig en aftale med Nets omkring Dankort - så skal I også lige følge vejledningen under 'Online betaling' som handeler om abonnementsordning til Dankort.
Den automatiske kontingentkørsel
Den automatiske kontingentkørsel består af kørsler - som klubben har sat op. Disse kørsler vil så automatisk - af KlubOffice - blive kørt på de fastlagt datoer kl 02.00 om natten.
F.eks. kunne klubben oprette en kørsel - som automatisk trækker 100,- kr. for alle U19-spillere hver d. 1. i måneden.
Hvilket sikkert vil være noget nemmere for en U19-spiller - end at skulle betale 600,- kr. hvert halve år.
Klubben kan oprette alle de kørsler de vil - så der kan sagtens være andre kørsler for de andre medlemmer i klubben - det er noget klubben helt selv bestemmer.
| En ny kørsel oprettes via ikonet 'Opret ny automatisk kontingentkørsel' i menubaren i højre hjørne. |  |
Hver kørsel består af nogle sektioner - hvor indstillinger til kørslen skal indtastes.
Staminfo
- denne sektion bruges til oplysninger om selve kørslen
| Sportsgren: |
her vælges hvilken sportsgren den automatiske kontingentkørsel skal virke for. |
| Navn: |
her kan kørslen navngives. |
| Betalingstype: |
Der er mulighed for at bruge 3 forskellige betalingstyper:
Abonnementsordning betyder at medlemmet tilmelder sit betalingskort og giver tilladelse til at klubben kan trække penge automatisk på betalingskortet ved fremtidige kontingentkørsler. Første gang en automatisk kontingentkørsel kører og der er valgt 'Abonnementsordning' som betalingstype - så ville alle medlemmer i den kørsel - modtage et betalingslink pr. email og her vil de så skulle tilmelde deres betalingskort og samtidig betale den første kontingent-opkrævning. 7 dage før en kontingentkørsel - vil der til de medlemmer som har tilmeldt deres betalingskort - blive udsendt en notifikations-email, som fortæller dem at der om 7 dage vil blive trukket kontingent og hvilket beløb der vil blive trukket. 5 dage før notifikations-emailen til medlemmerne - vil der blive sendt en email til hvervet kontingentopkræver - med detaljer om den kommende kørsel så den kontingentansvarlige lige kan se hvad der bliver opkrævet og lave evt. rettelser. Valgfri Abonnementsordning betyder at medlemmerne selv kan bestemmer om de vil tilmelde deres betalingskort eller bare få en email - hvor de så selv betaler - ved hver kørsel. Ingen abonnementsordning her kan medlemmerne ikke tilmelde deres betalingskort - men får en betalings-email ved hver kørsel og betaler så via betalingslinket i emailen. |
| Køres i disse måneder: |
her vælges de måneder som kørslen skal køres i. |
| Dag i måneden: |
her vælges den dato - som kørslen skal køres på. |
| Aktiveringsdato: |
her vælges hvornår kørslen skal være aktiv fra. Det vil sige at man kan sætte en kørsel til først at køre EFTER en specifik dato. Aktiveringsdatoen skal være minimum 13 dage fra dags dato, således det er muligt at advisere medlemmer med abonnement om kommende trækninger. |
| Evt. slutdato: |
her kan der vælges en dato - efter denne dato vil kørsel ikke længere blive kørt. |
| Næste kørselsdato: |
her vises datoen for hvornår den næste kørsel vil køre og hvornår der udsendes en notifikationsmail. |
Hvilke medlemmer skal medtages
- denne sektion bruges til at udvælge personer som skal være med i kørslen. Der kan vælge kun at kigge på afdeling, stamhold eller en kombination af begge.
| Afdelinger: |
her vælges de afdelinger som skal være med i denne kørsel. |
| Hold: | her vælges de hold som skal være med i denne kørsel |
Det samlede antal vises ud for 'I alt' - hvor der samtidig vises hvis nogen af dem IKKE er med i en debitorgruppe.
Fakturainfo
- denne sektion bruges til at opsætte de økonomiske detaljer.
| Kontingentsats fra afdeling | Marker her, hvis du ønsker at kontingentsatsen hentes fra afdelingens kontingentsats. Vær påmærksom på, at denne mulighed kun er tilgængelig, hvis du kun har tilknyttet 1 afdeling til kørslen. |
| Kontingentsats: |
her vælges den kontingentsats - som denne kørsel skal bruge. Disse sættes under Økonomi -> Indstillinger -> Kontingentsatser |
| Betalingsfrist: |
her vælges den betalingsfrist der er på en evt. betaling - hvis betaleren HAR tilmeldt sit betalingskort så bruges denne ikke. Men til alle andre betalinger - vil antallet af dage blive lagt oven i kørselsdatoen og derved fremkommer betalingsdatoen. |
| Indtægtsføres på konto: | her vælges den konto - hvor indbetalingerne skal indtægtsføres på. |
| Saldoline tekst: |
her skrives tekst som komme på fakturaen og som ses i selve betalingsvinduet. |
| Supplerende tekst: | her skrives mere tekst som komme på fakturaen og som ses i selve betalingsvinduet. |
| Administrationsgebyr: | Ønsker man at opkræve et administrationsgebyr i forbindelse med automatisk kontingentkørsel, skal beløbet indtastes her. |
| Konto til administrationsgebyr | Har man valgt at opkræve et administrationsgebyr, skal man her vælge den konto som administrationsgebyret skal bogføres på. |
Email tekster
Denne sektion bruges til at sætte de tekster op, som bruges i forbindelse med udsendelse af emails fra den automatisk kontingentkørsel. Vælg enten en forud defineret skabelon eller udfyld indholdet af mailen i den enkelte rubrik. Klik her for at se hvordan du opretter en email skabelon
|
Tekst til notifikationsmail:
|
her skrives den tekst der bliver sendt ud 7 dage FØR selve den automatiske trækning. Det er kun personer der har tilmeldt deres betalingskort - der modtager denne mail. Til denne mail kan der indsættes nogle felter via knapperne i toppen af editoren - som bliver udskiftet med oplysninger fra kørslen/personen når mailen udsendes.
|
|
Tekst til opkrævningsmail:
|
her skrives den tekst der udsendes til de personer - som IKKE er tilmeldt abonnementsordningen. Dem der er tilmeldt modtager IKKE denne mail. Til denne mail kan der indsættes nogle felter via knapperne i toppen af editoren - som bliver udskiftet med oplysninger fra kørslen/personen når mailen udsendes.
|
|
Tekst til kvitteringsmail:
|
her skrives den tekst der udsendes til de personer som har betalt - dette kan enten være via et betalingslink eller en automatisk trækning. Til denne mail kan der indsættes nogle felter via knapperne i toppen af editoren - som bliver udskiftet med oplysninger fra kørslen/personen når mailen udsendes.
|
|
E-mail tekst til betalingspåmindelse
|
her skrives den tekst der udsendes, når man manuelt udsender en betalingspåmindelse via "Udsend betalingspåmindelse". Til denne mail kan der indsættes nogle felter via knapperne i toppen af editoren - som bliver udskiftet med oplysninger fra kørslen/personen når mailen udsendes.
|
Afsender af emails:
Når systemet udsender en af ovenstående 4 mailtyper, så bliver afsenderen automatisk sat til den person som har klubhvervet "Kontingentopkræver". Er der ikke nogen som har klubhvervet "Kontingentopkræver", så vælges den person som har klubhvervet "Kasserer" og er der heller ikke nogen som er tildelt dette klubhverv, så vælges til sidst personen med klubhvervet "Postadresse", som alle klubber har en person tilknyttet. Dette gælder for alle ovenstående 4 typer af mails.
Når en kørsel er oprettet - så kan man se denne liste over oprettede kørsler:
Oversigten viser betalingstype - dag i mdr - antal kørsler og næste kørsel. Dette er oplysninger omkring selve hovedkørslen - hver delkørsel (kommer når en kørsel har kørt) - kan ses ved at klikke på det lille '+' ud for hovedkørslen.
Her får man så en oversigt (delkørsler) over de gange som hovedkørslen har kørt
Hver delkørsel vises dato for udsendelse af notifikationsmail - kørsel - betaling og antal af betaler i den enkelte delkørsel.
Man kan dobbeltklikke på den enkelte delkørsel og få et mere detaljeret overblik over lige præcis DEN delkørsel.
Her får man en detaljeret oversigt over alle de personer som har været med i denne kørsel og deres status. Det er samtidigt også muligt at se om betalingsmailen er tilsendt og om der er klikket på betalingslinket. Det er også muligt at se om personen er notificeret - hvis de er tilmeldt abonnementsordningen og om de ER tilmeldt abonnementsordning.
Det er også muligt at udsende betalingsmailen igen - ved at klikke på ikonet 'Udsend betalingsmail til det valgte medlem'. Man kan udsende til flere på én gang - ved at markere dem og klikke på ikonet. Der udsendes KUN til dem som HAR modtaget betalingsmailen og som ikke allerede har betalt eller er blevet annuleret.
Det er også muligt at udsende en betalingspåmindelse til det valgte medlem, ved at markere rækken og klikke på ikonet 
. Man kan udsende til flere på én gang - ved at markere dem og klikke på ikonet. Der udsendes KUN til dem som HAR modtaget betalingsmailen og som ikke allerede har betalt eller er blevet annuleret.
Det er nemlig også muligt at annullere en betalingsmail - ved at markere rækken og klikke på ikonet 
.
Når en betalingsmail er annulleret - så er det ikke længere muligt for modtageren at betale fakturaen og vil normalt nok blive brugt i sammenhæng med en oprettelse af en kreditnota.