Menu

Kontingent-deadline: Spørgsmål og svar inden automatisk kontingentkørsel

image
DBU IT
27. januar 2022 kl. 14:10
Medlemmer uden afdeling? Hvad med rabatter? Kan medlemmerne opdatere deres betalingskort? Få svar på de oftest stillede spørgsmål inden kontingenttrækning.

Størstedelen af landets fodboldklubber opkræver kontingent i februar eller marts - og august og september måned. Inden kontingentkørsler bliver der sendt et overblik til dem, der sidder ved roret og skal sikre, at kontingenterne kommer sikkert i mål. Og til klubbens medlemmer om, at der lige om lidt bliver trukket kontingent på det betalingskort, de har tilmeldt et kontingent abonnement. 

Men hvad nu med dem, der ikke har fået registreret en trænerrabat? Eller dem, der nu gerne vil meldes ud? 

Vi har i bunden samlet de spørgsmål, vi oftest hører fra klubberne i dagene op til en kontingentkørsel, så du og din klub kan få rettet de sidste småting og få en glidende kontingentkørsel. 

Måske kan I bruge denne korte video til medlemmerne? Den viser, hvordan man kan skifte sit kort på Mit DBU. 

Hvis du foretrækker video frem for tekst, kan du i webinaret se hvordan det foregår i dagene op til en kontingentkørsel. Brug tidskoderne til at komme direkte til den instruktion, du søger: 

Holdkortspærring ved restance - 32:30
Kontingentrabat på medlem - 33:07
Notifikationskørsel til medlemmer om kontingenttrækning -
34:10
Sådan administrerer du kontingentkørslen efter notifikation om kontingenttrækning -
35:15

God fornøjelse med kontingentkørslerne. 

De spørgsmål, vi oftest møder

Kan jeg sætte medlemmer i en afdeling efter der er sendt notifikationsmails ud?

Ja, det kan du godt. De medlemmer, der ikke kunne notificeres om en automatisk trækning - fx fordi de er blevet sat ind efter der er sendt notifikation om betaling - vil blot modtage en betalingsmail, hvor de kan koble sig på et kontingentabonnement. 

Medlemmer, der ikke er en del af en afdeling med kontingentkørsel, eller debitorgruppe, vil ikke modtage en betalingsmail. 

Kan medlemmerne selv rette deres betalingskort inden der trækkes penge på kortet?

Ja, man kan skifte sit betalingskort - og se faktura på de medlemsbetalinger, man tidligere har foretaget - på Mit DBU her. Se hvordan i videoen her. 

Kan jeg tildele en kontingentrabat - eller fritage medlemmer fra kontingent - efter der er udsendt notifikations e-mail?

Ja, det kan man. Man kan godt opkræve et lavere beløb end medlemmet er blevet notificeret om - men ikke et højere. 

Der er forskellige muligheder for at tildele rabatter eller kontingentfritage enkelte medlemmer. 

På det enkelte medlem kan man under 'Medlemsstamdata' sætte et flueben, hvis ikke medlemmet skal opkræves kontingent. Her kan man også tildele enten en fast rabat eller en engangsrabat. 

Vælger man at tildele den faste rabat, kan man vælge en slutdato, hvorefter medlemmet vil blive opkrævet det fulde kontingentbeløb igen. 

 

Kan jeg opkræve mere end medlemmet er blevet notificeret om?

Nej. Der kan og må ikke trækkes flere penge på et betalingskort end der er blevet notificeret om. 

Hvis der skal opkræves et højere beløb end der er notificeret om, skal der oprettes en ny kørsel. 

Hvad skal jeg gøre med de medlemmer, som har fået en notifikationsmail, men nu vil meldes ud?

Man kan melde medlemmer ud indtil dagen for kontingentkørslen. De medlemmer vil således ikke blive opkrævet det beløb, de er blevet notificeret om. 

Det kan man evt. vælge at skrive i den e-mail der kan sendes ud, når man melder et medlem ud af KlubOffice. 

Husk, at man kan vælge at tilbyde klubbens medlemmer at melde sig ud online, fx på jeres hjemmeside. Læs mere her. 

Hvordan kan vi få hjælp til opsætningen i vores klub?

Vi anbefaler, at man benytter sig af muligheden for et kursus i KlubOffice økonomi, hvor I kan få hjælp af erfarne instruktører til at sætte jeres afdelinger, debitorgrupper, regnskab og meget rigtigt op efter jeres behov. 

Læs mere og bestil et klubkursus - online eller fysisk - på siden her eller under 'Uddannelse' i KlubOffice her. 

Hvis I er i gang, og blot har brug for tips og vejledning undervejs, så sidder KlubOffice økonomi-supporten klar til at hjælpe mandag-torsdag fra 9-11 og 19-21. 

Find kontaktoplysninger i KlubOffice her.