Sådan får I ryddet op i KlubOffice
Der kan være mange måder at rydde op i KlubOffice. Vi har samlet lidt gode tips & tricks her.
Step 1: Stamhold og afdelinger
Det er en god idé, når KlubOffice sættes op, at tænke i tre niveaer, som vist på billedet ude til højre.
- Afdelinger
- Stamhold
- Stamholdets indhold - turneringsstamdata, spillere, holdkontakter, turneringshold, træningskampstider og træningstider
Der kan være flere forskellige måder at sætte sine afdelinger i klubben op. Større klubber foretrækker oftest at have afdelinger for hver enkelt årgang - mens mindre klubber har flere årgange pr. afdeling. Hvis I ønsker at benytte systemet til online indmeldelse og automatisk kontingentkørsel er det vigtigt, når du sætter dine afdelinger op, at de stemmer overens med de kontingentsatser, I har i klubben. Hvis I fx har ét kontingent fra 4-8 år - og et andet fra 9-12 - så må afdelingerne ikke overlappe, da det er afdelingerne jeres medlemmer melder sig ind i via hjemmesiden.
Stamholdet er "beholderen" for alle de oplysninger et hold indeholder. Det er altså her, alt omkring det enkelte hold er samlet, og også de oplysninger, der vil fremgå hvis I benytter KampKlar eller Klub-CMS.
- Holdstamdata
- Turneringsstamdata
- Spillere
- Holdkontakter
- Turneringshold
- Træningskamptider
- Træningstider
I forbindelse med oprydningen er det væsentligste i første omgang at sørge for, at alle aktive spillere er inddelt på et stamhold - og at stamholdet hører hjemme i en afdeling.
Det kan være, at I har et overblik fra et tidligere medlemssystem - ellers kan det være en mulighed at lukke trænerne ind i KampKlar, så de kan se om det er de korrekte spillere, der er på holdet. Du kan tilføje trænere til stamholdet under 'Holdkontakter':
Step 2: Udmeldelse af medlemmer uden tilknytning
Når du har sikret dig at alle medlemmer er indplaceret på et stamhold i en korrekt afdeling, kan du melde de medlemmer ud, som ikke er aktive i klubben længere.
Under 'Personer' --> 'Medlemmer' --> 'Medlemsoversigt' kan du søge de medlemmer frem, som ikke er påsat et stamhold - og dermed ikke en afdeling.
Du kan markere ét eller flere medlemmer ved at trykke på medlemmet (Crtl/Cmd for at markere flere), og melde medlemmet ud ved at trykke på ikonet i toppen af siden.
