Menupunkt - "Klubben" -> "Venteliste"

Venteliste-funktionen oprettes og administreres som udgangspunkt via klubbens enkelte afdelinger, hvorfra alle indstillinger omkring ventelisterne administreres og opsættes. Når en venteliste er oprettet og aktiv, vil alle som til tilmelder sig en venteliste lande i menuen her, hvorfra de kan videre behandles og hvor status kan følges.

I afdelingsoversigten får man et overblik over hvilke afdelinger som har funktionen aktiveret, hvor mange der er tilmeldt i afdelingen og hvor mange der er plads til, før ventelisten funktionen træder i kraft.

På den enkelte afdeling, hvor man ønsker at benytte venteliste funktionen, skal man opsætte afsnittet for "Venteliste" før funktionen bliver aktiv på den enkelte afdeling.

I afsnittet "Venteliste" skal følgende punkter sættes op:

1) Aktiver Venteliste
Her markeres det om venteliste-funktionen skal være aktiv eller ikke aktiv på den enkelte afdeling

2) Max antal medlemmer
Her defineres det hvor mange medlemmer der maksimalt kan være i afdelingen, før ventelisten træder i kraft.

3) Status for indmeldelser
Her kan man se om der ligger nogen igangværende eller afventende godkendelser som evt. "spærrer" en plads i afdelingen

4) Kvitteringsmail
Her vælges enten en e-mail skabelon, eller indtastes en manuel tekst, som er den tekst der sendes i kvitteringsmailen til dem som skriver sig op på ventelisten i afdelingen.

5) Tilbudsmail
Her vælges enten en e-mail skabelon, eller indtastes en manuel tekst, som er den tekst der sendes i tilbudsmailen til den næste som står i kø på ventelisten, når der bliver en ledig plads i afdelingen.

6) Tilbudsmail gyldighed
Her angives i hvor mange timer en tilbudsmail er gyldig, før tilbud og pladsen bliver sendt til den næste i køen.

7) Konsekvens for manglende svar
Her angives det hvad der skal ske, hvis ikke der reageres på tilbudsmailen inden for den angivne gyldighed på tilbudsmailen (punkt 6)

Når ventelisten er aktiveret på en afdeling, så vil online indmeldelsesmodulet i Klub-CMS, eller scriptet, automatisk skifte imellem

1) Tilmeld til venteliste
Hvis der er fyldt i afdelingen og altså ingen ledige pladser pt.

2) Indmeldelse i afdelingen
Hvis der er ledig plads i afdelingen

Vælger man så at tilmelde sig til ventelisten, så bliver man anmodet om at indtaste fornavn, efternavn, fødselsdato, køn, e-mail og telefon nr. hvorefter man kan tilmelde sig venteliste og modtager kvitteringsmailen, som angivet på den enkelte afdeling, med evt. yderligere information.

Herefter lander man så på ventelisten i KlubOffice, hvorfra klubben kan udsende en tilbudsmail (2) (udenom køsystemet) eller slette den enkelte tilmelding (1).

Hver time kører et job, som kontrollere for om der er kommet ledige pladser, tilbudsmails som er udløbet og sidst med ikke mindst sørger for evt. at udsende tilbudsmails til de næste i køen, såfremt der er kommet ledige pladser.