Menu

Medlemsoversigt

Menupunkt - "Personer" -> "Medlemmer" -> "Medlemsoversigt"


Hvis man har aktiveret flerstrengede foreninger i KlubOffice (se afsnittet 'Kom godt igang med flerstrengede foreninger') - så vil der være mulighed for at vælge andre sportsgrene i dropdownen ellers er den grået ud og står til fodbold.

Der er muligheder for at afgrænse søgningen på flere forskellige måde - ved at udfylde felterne. Det er på samme tid - muligt at bestemme hvilken kolonner der skal komme med ud i søgningen og som også vil være gældende - hvis man vælger at eksportere søgningen til Excel.

Beskrivelse af menupunkterne under 'Medlemmer'

Opret nyt medlem (alt+n) Se vejledning
Åben et markerede medlem (alt+o). Samme funktion kan opnås ved at dobbeltklikke på medlemmet.  
Slet et markeret medlem (alt+d).
Medlemmet bliver slettet helt fra KlubOffice og vil IKKE længere være at finde!
Fodboldspillere kan IKEK slettes.
Se vejledning
Udskriv søgeresultatet (alt+p)  
Udskriv adresselabels. Se vejledning
Rapport over medlemmer opdelt i aldersgrupper - bruges til DIF's indberetning. Se vejledning
Exporter søgeresultatet til Excel (alt+e)  
Indhent spillercertifikat fra en anden klub til det valgte medlem Se vejledning
Indmeld/Udmeld medlem (alt+m) Se vejledning
Opryk medlemmer - her kan markeres flere medlemmer på en gang (alt+r) Se vejledning
Registrer de valgte medlemmer som fodboldspillere Se vejledning
Vis/skjul søgefelt  
Hjælp til medlemmer (alt+h)  

 


Opret nyt medlem


Det første der skal tages stilling til er om det nye medlem er en fodboldspiller eller ikke. Hvis det er en fodboldspiller - så vil der være flere oplysninger der SKAL indtastes - end hvis det 'bare' er et medlem som ikke er fodboldspiller.

Alle fodboldspillere skal godkendes af en lokalunion og vil derfor ikke være til rådighed på et holdkort FØR de er blevet godkendt.

Efter man har trykket på 'Gem ændringer' vil denne fremkomme

og det næste skridt i oprettelsen vil være at udfylde Medlemsdata - ved at trykke videre på linket.

Tilføj ny sportsgren

Her er det muligt - at tilføje endnu en sportsgren på medlemmet og udfylde de samme oplysninger for dén sportsgren.

Primær afdeling



Den afdeling som medlemmet skal høre under. Et medlem kan kun have én primær afdeling - men kan gennem en evt. holdtilknytning godt være under mere end én afdeling.
Det er den primære afdeling - som der køres en evt. kontingentkørsel op mod.

Status

Medlemmets status

Indmeldelsesdato  

Den dato som medlemmet blev indmeldt på

Udmeldelsesdato  

Medlemmets udmeldelsesdato - hvilket der ikke er på nye medlemmer.

Spærret til holdkort


Her er det muligt at spærre en spiller fra at kunne sættes på et holdkort - hvis medlemmet f.eks. har en kontingentrestance.
Man har samtidig mulighed for at skrive en årsag.
Hold


Her kan man tilknytte medlemmet til flere hold - ved at vælge holdet og trykke på det lille grønne

Debitorgruppe


Den debitorgruppe som medlemmet skal tilhøre - der SKAL være en debitorgruppe for at man kan køre en kontingentkørsel med medlemmet.

Kontingent

Her afkrydses hvis medlemmet ikke skal betale kontingent eller kun skal være aktiv i et antal måneder om året.

Rabat/Årsag

Et fast beløb som bliver fratrukket i en evt. kontingentkørsel.

Engangsrabat/Årsag

Et engangsbeløb som medlemmet får fratrukket i en evt. kontingentkørsel.


Slet et markeret medlem


Det er muligt at slette flere medlemmer på én gang - ved at hold CTRL nede og markere dem man vil slette. Medlemmer bliver slettet helt fra klubben og kan IKKE findes frem igen. Fodboldspillere kan ikke slettes.


Udskriv adresselabels


Det er muligt at udskrive adresselabels - på de medlemmer man har fundet frem i en søgning.
Der kan vælges mellem flere forskellige labelstype og lave en masse tilretninger.

'Vis udskrift' knappen vil generere en PDF-fil som kan printes på de tilsvarende labels.


DIF-rapporten


Èn gang om året - skal alle klubber indberette medlemstal til DIF.

Til det har vi lavet en rapport - som grupperer medlemmer og kigger på deres indmeldelsestid - så de opfylder kravene fra DIF.
Tallene skal indtastes af klubben på den hjemmeside som DIF stiller til rådighed.


Indhent spillercertifikat fra en anden klub til det valgte medlem


 

Her kan der indhentes spillercertifikatet på spilleren - hvis spilleren har spillet i en anden klub før.
Der vælges klub og trykkes på 'OK'. Anmodning sendes så til klubben og de kan så godkende den via KlubOffice.


Udmeld/indmeld medlem


Her er det muligt at udmelde medlemmer eller indmelde medlemmer som har været udmeldt.

Hvis ikke medlemmet skal fjernes fra tilknyttede afdelinger og stamhold, så fjern fluebenet. Skriv derefter datoen for hvornår medlemmet skal udmeldes/indmeldes og tryk på 'Ok'


Opryk medlemmer


Her er det muligt at flytte medlemmer til andre afdelinger eller hold - inden for den samme sportsgren.

 

Man kan vælge mellem de markerede medlemmer eller alle medlemmer i søgningen. De kan flyttes til en anden afdeling og/eller hold - det er også muligt at oprette et nyt hold på samme tid eller vælge et af de eksisterende hold.


Registrer de valgte medlemmer som fodboldspillere


Hvis medlemmer skal registreres som fodboldspiller - så markeres medlemmet (eller flere medlemmer) og der trykkes på ikonet.

De sendes så til godkendelse i lokalunionen og vil efterfølgende blive oprettet som fodboldspillere.


Upload dokument på medlemmer


Via fanen "Diverse" er det muligt at uploade et dokument på et medlem. Det kunne f.eks. være en spillererklæring som man ønsker at gemme digitalt på medlemmet.

1) Søg medlemmet frem, og gå ind på fanen "Diverse". Under sektionen "Dokumenter" kan du se allerede uploaded dokumenter og/eller klikke på "Tilføj nyt dokument" for uploade et nyt dokument

2) Indtast et navn på dokumentet samt evt. en beskrivelse og klik så på "Vælg fil".

3) Browse dig frem til det dokument du ønsker at uploade, marker dokumentet og klik på "Åbn"

4) Når det hele er som du gerne vil have det, så klik på "Tilføj dokument"

5) Dokumentet er nu tilføjet på medlemmet og vil fremgå af listen.

For at åbne dokumentet skal du klikke på "Navnet".

Navnet, beskrivelsen og filen som er uploaded kan redigeres ved at klikke på blyanten ude til højre.

Du kan også slette dokumentet , hvilket gøres ved at klikke på det røde symbol yderst til højre.


Verificer mobilnummer, som er markeret som ukontaktbart


Hvis et mobilnummer er blevet markeret som ukontaktbart, er det muligt at sende en verifikationssms for at verificere at mobilnummeret er ok.

1) Søg medlemmet frem i medlemsoversigten, og gå ind på fanen "Personstamdata" og klik på udråbstegnet ud for "Telefon mobil:"

2) Klik nu på "Send" hvorefter der automatisk sendes en SMS med teksten "Dette er en test for verifikation af dit mobil nr., som er registreret hos ##klubnavn##" hvor ##klubnavn## naturligvis altid vil være sat til jeres klubnavn.

3) Når SMS'en er afsendt kommer der en bekræftelse, og hvis afsendelsen går godt og SMS'en bliver leveret, vil markeringen automatisk blive fjernet. Der kan dog gå op til 1-2 timer før registreringen bliver foretaget og markeringen bliver fjernet på medlemmet.