Dan betalingsfil

Du danner her betalingsfilen til Betalingsservice Total (Dette kan også køres via ikon på fakturaoversigten). Her skal du vælge, om det skal være en betalingsfil med ventende fakturaer eller ventende rykkere, som du vil danne. Du har endvidere mulighed for at Gendanne betalingsfiler. Det er dog kun muligt at gendanne filer, som er dannet efter den 21. januar 2005. Herefter skal du vælge, om det er Normalbetalinger eller Straksbetalinger bemærk, at Straksbetalinger koster ekstra hos PBS. Du kan endvidere se her, hvor mange fakturaer, der bliver dannet.

Du har herefter mulighed for at danne en Testleverance (anbefales ikke, idet KlubOffice testes løbende).

Du skal nu Hente betalingsfilen og gemme denne på din PC. Det kan være en god ide at oprette en mappe, hvor du gemmer alle dine filer i. Vi anbefaler endvidere, at du giver filen et navn + dags dato, når den gemmes. Så er det nemmere at finde tilbage til den, hvis du skulle få brug for det.

Filen er nu klar til at blive sendt til PBS, og du skal nu følge vejledningen, som du har modtaget fra PBS.

Modtagelse og indlæsning af kvitteringsfiler fra BS Total

Generelt om kvitteringsfiler

Når dine medlemmer har betalt en faktura, som du har opkrævet igennem Betalingsservice Total løsningen, vil Betalingsservice danne en kvittering for betalingen. Normalt danner Betalingsservice kvitteringsfilen, så snart de har registreret indbetalingen, og du vil kunne hente kvitteringsfilen sent samme dag som indbetaling har fundet sted. Undtaget for dette er de automatiske betalinger (opkrævet på den lyserøde). Disse kan du først få oplyst endeligt omkring den 10. i måneden, da medlemmet har ret til at afvise/afmelde betaling overfor PBS til og med 7. dag i måneden. Det er muligt at få samlet kvitteringer over en periode og eksempelvis kun hente kvitteringsfiler fra Betalingsservice, hver 3. dag eller ugentligt. Dette skal aftales med Betalingsservice.

Når du henter kvitteringsfiler, vil du modtage en eller flere filer, som starter med bogstavet "D", en eller flere filer, som starter med bogstavet "F". De er alle efterfulgt af tal og har enten endelsen .BS1 eller .KR9 (for testleverancer). Det er filerne, som starter med bogstavet "D", som indeholder indbetalingerne.

Indlæsning af kvitteringsfiler

Når du har hentet kvitteringsfilerne, kan du indlæse disse i KlubOffice, ved at gå ind under Økonomi, Betalingsservice Total, Indlæs kvitteringsfil.

Følgende punkter indgår i indlæsning, lagring og ajourføring af indbetalinger:

1. Vælg kvitteringsfil
2. Indlæs og gem fil i databasen
3. Overføre gennemførte indbetalinger til kassekladde
4. Bogføre kassekladde

1. Vælg kvitteringsfil
Vælg kvitteringsfilen, som skal indlæses. Filen starter med bogstavet "D" efterfulgt af tal og med endelsen .BS1

2. Indlæs og gem fil
Når du klikker på "Indlæs fil" vil systemet læse og analysere indholdet af filen. Hvis filen godkendes, vil den blive gemt i databasen og opsummering af indholdet bliver vist.
Hvis analysen af filen melder fejl, skal du kontakte Teknisk Support hos Betalingsservice og få dem til at hjælpe med at rette fejlen. KlubOffice er skrevet til, strengt, at overholde PBS's filformater. Det betyder, at den mindste ændring i en kvitteringsfil, vil resultere i fejl. Hvis det ikke er muligt at finde fejlen, skal du skrive til KlubOffice support via kontakten eller på mail adressen kluboffice@dbu.dk og vedhæfte kvitteringsfilen, som fejler.

Under lagring vil systemet sikre at filen tilhører klubben. Det gør det ved at sammenligne det SE-nummer, som er i filen med det SE-nummer, som er angivet på klubbens stamdata. Hvis de ikke er ens, kan det ikke lade sig gøre at lagre og ajourføre filen.

Klik på knappen "Vis indbetalinger" for at få vist en oversigt over indbetalingerne i den indlæste fil.

3. Overfør indbetalinger til kassekladde
Oversigten over indbetalinger vil være filtreret, så den kun viser indbetalinger fra den indlæste fil. Du kan redigere i søgekriterierne for at se andre indlæste indbetalinger.

Oversigten viser alle "Ventende" indbetalinger. At en indbetaling er ventende, betyder enten, at den ikke er overført til en kassekladde endnu, at betalingen er afvist, afmeldt eller tilbageført, eller at der ikke er fundet en debitor (medlem) i systemet med det debitornummer, som er registreret på indbetalingen.
For at overføre ventende gennemførte indbetalinger til kassekladden, skal du klikke på knappen "Overfør til kassekladde" i værktøjslinien. I vinduet, som åbnes, skal du vælge hvilken kladde, der skal overføres til (hvis feltet er tomt, er det fordi der ikke er oprettet kassekladder i systemet. Tryk på annuller og opret en kassekladde underØkonomi, Indstillinger, Kassekladder...).
********
Ved klik på Ok, vil systemet overføre alle ventende og gennemførte indbetalingerne til kassekladden. Bemærk at overførslen overfører ventende gennemførte betalinger for alle indlæste filer og ikke kun den sidst indlæste fil. Så snart en indbetaling er blevet overført, ændrer systemet indbetalingens status til "Behandlet", så den ikke bliver overført flere gange.

Efter overførsel kan du klikke på knappen "Gå til kassekladde" for at gå til kassekladden, hvor indbetalingerne er overført til.

4. Bogfør indbetalinger
Sidste skridt i processen er at bogføre betalingerne i kassekladden. Hermed er hele opkrævnings- og betalingsprocessen overstået.
Du kan, på debitorsaldolisten efterchecke, at alt er gået godt ved at se om udeståender er talt ned med de indbetalte beløb.

Afviste, afmeldte og tilbageførte betalinger

Disse bliver ikke behandlet af KlubOffice. Fælles for dem er, at der ikke er gået penge ind på klubbens konto. Du kan læse mere om, hvad betydningen er af disse, i kreditorvejledningen, som du kan finde på Betalingsservice hjemmeside.

Du skal selv tage hånd om disse, ved at undersøge om det er i orden af betalingen ikke er gennemført. Det kan være at et medlem er udmeldt af klubben, men ikke er registreret som udmeldt i systemet og derved har fået tilsendt en opkrævning. Hvis opkrævningen ikke skal gennemføres alligevel, skal der dannes en kreditnota til fakturaen for at nedbringe medlemmets udestående med klubben.
Når du har behandlet en af disse typer kan du markere den som behandlet, ved at dobbeltklikke på indbetalingen og ændre status. Når betalingen har fået status behandlet, vil den ikke blive vist i standardsøgningen for ventende betalinger.

Farvekoder i oversigten over indbetalinger

Oversigten over indbetalinger viser indbetalingernes status med farvekoder. Disse er:

• Sort: Gennemført automatisk betaling. Debitor findes i systemet og betalingen kan overføres til kassekladde.
• Grøn: Betalingen er behandlet.
• Rød: Betalingen er ikke gennemført. Dette gælder afviste, afmeldte og tilbageførte betalinger. Læs mere om disse ovenfor.
• Blå: Der er enten ikke angivet et debitornummer på betalingen og/eller der findes ikke en debitor/medlem med dette nummer i systemet. Betalingen kan ikke overføres til kassekladde og ajourføres automatisk. (Bemærk at dette kan opstå, hvis du indlæser en kvitteringsfil fra KlubOffice1, men hvor medlemmet har fået et nyt medlemsnummer i KlubOffice2. I denne situation kan du midlertidigt rette medlemmets nummer til det i KlubOffice1, overføre indbetalingen til kassekladde og bogføre og derefter rette medlemsnummeret tilbage igen).