Med godt forarbejde uden for banen, bliver det lettere at bevare overblikket i klubben, når bolden ruller. Foto: Theis Bothmann.
Nye afdelinger til nye medlemmer. Ændrede træningstider. Og banebooking af sæsonens kampe. Der er masser at tage sig til for klubbens administrative ankermænd. Forhåbentlig skal du, der læser denne artikel, ikke trække hele læsset. Men så kan du fordele boldene videre til dine klubkolleger.
Har I brug for hjælp til at få styr på klubbens maskinrum? Der står instruktører klar til at hjælpe jeres klub. Læs mere her.
Nye medlemmer - nye afdelinger
En ny sæson betyder i de fleste klubber et 'velkommen' til en helt ny årgang af fodboldspillere. De skal selvfølgelig bydes velkommen, både på og uden for banen.
For at gøre klar til at de nye medlemmer kan melde sig ind, skal I lave en ny afdeling i KlubOffice, hvis I har valgt indmeldelse på årgange (fx '2016 Drenge og Piger'). Det gør man fra 'Klubben' --> 'Afdelinger' ved at trykke på kladden i højre hjørne.
Du skal i oprettelsen tage stilling til 'Afdelingsstamdata' - altså hvilken sportsgren afdelingen tilhører, et navn og en beskrivelse, som vises i forbindelse med indmeldelsen. Herefter kan du give medlemmerne mulighed for at indmelde sig online på klubbens hjemmeside, og bestemme hvor kontingentet skal indtægtsføres. Du kan desuden bestemme en indmeldelsesrabat, samt tilkoble abonnementsordning - 'Automatisk kontingentkørsel'.
Se en komplet guide til, hvordan du sætter en ny afdeling op her.
HUSK at koble den nye afdeling på en evt. kommende, automatisk kontingentkørsel.
Medlemmer med nye kontingentsatser
Når spillerne rykker en årgang eller et hold op, kan det være ensbetydende med, at der også skal ændres i kontingentsatsen. Du kan skabe overblikket fra 'Afdelinger', hvor du kan se hvilke årgange, U-betegnelser - eller hvad der bruges i klubben - der har hvilke kontingentsatser.
Klik dig ind på den enkelte afdeling for at ændre i kontingentsatsen.
Læs mere om kontingentsatser her.
Fra ungdom til voksen
Der kan være flere måder at klare oprykning af spillere på. Af hensyn til statistikken på KampKlar-holdene, anbefales det at bevare spillerne på de samme stamhold, så trænere og spillere kan bevare holdstatistik. Når en spiller rykker fra ungdom til senior, kan det være en god idé at 'oprykke spillere'.
Det gøres fra medlemsoversigten, som vist på billedet her:
Herfra kan du vælge en afdeling og en debitorgruppe - og altså også et evt. nyt stamhold til de valgte spillere. Som nævnt ovenfor anbefales det ikke, at flytte spillere til et nyt stamhold af hensyn til holdets opsætning og statistik, med mindre årgange eller hold skal lægges sammen.
I stedet kan navnet på stamholdet med fordel rettes fra 'Turneringer og hold' --> 'Hold' --> 'Stamhold', så det passer med årgangen eller U-betegnelsen.
Kommuniker med stil - uden dobbeltarbejde
En e-mail eller velkomstbesked kan ofte være det første, et nyt medlem bliver mødt af efter indmeldelse i klubben. Derfor er det også vigtigt, at det bliver et godt møde.
På hver enkelt afdeling kan man lave en beskrivelse, som vises for kommende medlemmer ved online indmeldelse, sammen med information om pris og abonnementstrækning. Det kan således være en god måde at give relevant information om den enkelte afdeling, kontaktpersoner ved spørgsmål - eller til blot at byde velkommen til klubben.
Sådan kan det se ud, når man melder sig ind i en klub med 'Online indmeldelse'. Se hvordan hele flowet ser ud her.
Når man har meldt sig ind modtager man en kvitteringsmail, som foruden obligatoriske informationer, også kan indeholde nyttige informationer fra klubben. Teksten kan oprettes som 'Email skabelon' i KlubOffice, og indsættes på den enkelte afdeling. På den måde får alle nye medlemmer den samme information.
Skabelonerne kan også laves til e-mails vedrørende automatisk kontingentkørsel, klubaktiviteter og meget mere. Og med 'Designskabeloner' kan klubbens kommunikation blive pakket ind i klubbens farver og logo.
Med 'Designskabeloner' og 'Email skabeloner' kan I gøre emails til medlemmer mere personlige.
Få inspiration til hvordan I kan sætte kulør på klubbens kommunikation i artiklen her.
Og lån tekster til email skabeloner her.
Får de rigtige personer de rigtige beskeder?
Nye medlemmer. Anmodninger om spillercertifikater. Ændringer i kampe, der er booket i 'Banebooking'. Det er måske ikke hver dag, at kassereren eller kampfordeleren logger ind i KlubOffice. Fra 'Klubinfo' --> 'Indstillinger' kan I sætte infomails op, så de rigtige personer i klubben får besked, når der sker noget på deres "skrivebord".
Fra dropdown-menuerne kan man vælge, hvem der skal have besked, og hvor ofte. Beskederne sendes til de valgte klubhvervs e-mail. Det betyder således også, at nye folk på posterne i klubben, automatisk bliver koblet på de automatiske emails, der er sat op på det klubhverv, vedkommende tildeles. Læs mere om mulighederne her.
De automatiske e-mails dækker hele banen, og sendes til de roller i klubben, man ønsker.
Hjælp jeres hold med at få kampprogrammet i kalenderen
Det sidste du kan gøre for at hjælpe træneren godt i gang med den nye sæson er, at tilføje turneringshold til stamholdet for den kommende sæson. Find det enkelte hold frem fra stamholdsoversigten, og tryk på 'Turneringshold' i højre side. Nu kan du se de turneringshold, der er tilmeldt stamholdet - og som der herved kan importeres kampe fra - når turneringsplanen er klar.
Tilføj nye turneringshold til stamholdet ved at trykke på det grønne plus, som vist med pilen herunder.
Når der tilføjes kampe til programmet får træneren besked, og mulighed for at åbne for tilmelding for spillerne.
Læs mere om hvordan klubben kan hjælpe trænere, holdledere og hold til en god start på en ny sæson i artiklen her.
Træningstider
Er der ændret på baneplanen fra sidste sæson? Så skal der måske også ændres på holdenes træningstider. Træningstider kan bruges mange steder i systemerne i 'IT Klubpakken' - især i Klub-CMS, hvor et modul sørger for at hente de opdaterede tider ind, så spillere, forældre og trænere kan holde sig opdateret. Både på en samlet side, på holdets egen 'Holdside' - og på en 'Infoskærm'.
Hvis træningstider bliver opdateret i KlubOffice, er de med modulet 'Træningstider' også opdateret på klubbens 'Klub-CMS' hjemmeside.
Sæt baner og omklædningsrum på kampe
Lige som med træningstider, er det en stor hjælp for mange, hvis kampene bliver klikket i kalenderen i KlubOffice via 'Banebooking'.
Det giver nemlig udehold, gæster og dommere mulighed for at se, hvor slaget skal slås. Banenummer og omklædningsrum fra KlubOffice, kommer således direkte med ind og bliver vist på kampen, fx i Fodbold app'en.
Og hvis I har et oversigtsbillede af anlægget, kan I hjælpe de ikke så hjemmevante godt på vej - i Fodbold app'en og på klubbens infoskærm. Læs mere om mulighederne her.
Forarbejdet i KlubOffice er en stor hjælp til at finde vej for gæster og fans.
Del "nøgler" ud til frivillige
'Klubhverv' er de digitale nøgler til at begive sig rundt i klubbens systemer, og adgangsbilletten til at gøre klublivet sjovere uden for banen. Klubhverv dækker alt lige fra de trænerne, der skal have adgang til klubbens hold via KampKlar - og dem, der skal skærpe jeres Klub-CMS hjemmeside.
Fra 'Personoversigt' i KlubOffice kan man søge de enkelte klubhverv frem, og danne et overblik over, hvilke personer i klubben der har de respektive hverv. Og fra panelet i toppen af siden tilføje eller fjerne hverv.
Personoversigt er en god hjælper til at holde styr på, hvem der kan hvad i klubbens systemer. Brug drop-down'en for at sortere på specifikke hverv.
Frivillige, trænere og forældre kan også selv søge om de klubhverv, de mangler. Fra forsiden af KlubOffice finder man 'Anmodninger om klubhverv'. Anmodningerne sendes fra Mit DBU, og i nogle tilfælde fra Fodbold app'en.
Klubben kan fra 'Indstillinger' selv vælge hvilke klubhverv, det skal være muligt at søge om.
Se hvordan man anmoder om klubhverv via Mit DBU her.
Kontaktpersoner - for kontingentkørsel og KampKlar
Forældreprofiler - eller 'kontaktpersoner' - er en af hjørnestenene i IT Klubpakken. Som kontaktperson kan man holde styr på fodboldlivet for hele familien, eller være flere om at have adgang til en spillers profil. En hjælp for de forældre, der selv har gang i fodboldkarrieren, for familier med to adresser - eller for at børnene selv kan bruge deres DBU-profil, mens mor og far følger med fra sidelinjen.
'Kontaktpersoner' får nemlig den samme information som spilleren selv, og har de samme muligheder for at tilmelde sig træning og kamp i 'KampKlar'. En vigtig detalje for klubben, som derved sikrer at vigtige informationer om automatisk kontingentkørsel, baneplaner eller corona-restriktioner, også når frem til mor og far.
Fra 'Medlemmer' --> 'Forældre/kontaktpersoner' kan man danne sig et overblik over hvilke medlemmer, der har kontaktpersoner tilknyttet. Klik på '+'et' på det enkelte medlem for at få vist kontaktpersoner. Fra fluebenet i toppen kan man også vælge, kun at søge spillere frem med kontaktpersoner. Og som altid, eksportere søgeresultatet til Excel.
Dobbeltklik på de medlemmer, der ikke har kontaktpersoner. Så kommer man direkte til side som vist herunder.
Her kan man tilføje fra allerede oprettede personer i klubben (1), oprette en forælder som kontaktperson med alle oplysninger (2), eller sende en e-mail så forældrene selv kan oprette en DBU-profil og blive koblet sammen med medlemmet (3).
Det kan være noget af en opgave, at få oprettet kontaktpersoner til alle klubbens medlemmer. Men måde træneren - og ikke mindst forældrene selv - har masser af muligheder for at hjælpe sig selv fra Fodbold app'en og Mit DBU.
Se hvordan trænere eller spillere selv kan sende invitation til at blive kontaktperson i videoen herunder, eller læs hele vejledningen her.
Tag et 'Sundhedstjek' - og brug 'Overblik' til at undgå svipsere
På forsiden af KlubOffice finder man den ultimative digitale vagthund - eller sladrehank om man vil. Overblikket fortæller nemlig, hvis der er noget I skal være opmærksomme på. Grønne flueben betyder, at alt er som det skal være - mens det røde udråbstegn fortæller, at der er noget man skal være opmærksom på vedrørende Personer/medlemmer, Klubben, Kampe, Spillercertifikater, Økonomi eller Klubhverv.
Som noget nyt kan man også tage et 'Sundhedstjek' - en trin-for-trin gennemgang af de ting, I skal være opmærksomme på. Tag sundhedstjekket her.
Klik her for at gå direkte til jeres klubs overblik.
'Overblik' fortæller blandt andet, hvis der mangler kontaktpersoner på nogle af de hold, I har tilmeldt DBU-turneringer. Det kan være en god idé, at undgå "tomme" hold. Se hvorfor her.
Nyttige links og kontaktoplysninger
Find alle webinarer om KlubOffice, inkl. tidskoder til korte videobidder
Tjekliste inden automatisk kontingentkørsel
Sådan får man spillere fra udlandet rigtigt ind i klubben
Prøv digitale medlems- og fordelskort - første måned gratis
Klubaktiviteter - med tilmelding fra Fodbold app'en eller Klub-CMS hjemmeside
Download materiale om 'IT Klubpakken' (som kan deles videre til medlemmer, forældre mv.)
Ved generelle spørgsmål til KlubOffice kan du få hjælp af den lokalunion, jeres klub er medlem af. DBU IT holder også åbent og er klar til at hjælpe, alle hverdage mellem 9 og 16 på support@dbu.dk og 43 26 54 55.
Hvis du har spørgsmål, der vedrører KlubOffice økonomi, kan du kontakte KlubOffice økonomi-supporten, som sidder klar mandag-torsdag fra 9-11 og 19-21 på kluboffice@dbu.dk eller 43 26 54 40 (find også kontaktoplysninger i bunden af KlubOffice).