Elektronisk spillercertifikat
Menupunkt - "Personer" -> "Medlemmer" -> "Spillercertifikater"
Spillercertifikats anmodninger håndteres fra ét fælles menupunkt i KlubOffice. Herfra kan man se anmodninger fra andre klubber, se egne anmodninger samt anmode om spillercertifikater hos andre klubber.
Vær opmærksom på, at der er separate spillercertifikater for henholdsvis Fodbold, Futsal og eFodbold, som forudsætter at spillerne er registreret under hver sin sportsgren i KlubOffice. Nedenstående procedurer er dog ens for alle typer spillercertifikat og sportsgrenen vil derfor være angivet ud for den enkelte anmodning m.v.
Læs nyheden om de nye særskilte spillercertifikater for Futsal og eFodbold på linket her
Anmodninger fra andre klubber: her kan man finde de anmodninger der er kommet ind fra andre klubber Læs mere her
Egne anmodninger: her kan man se de anmodninger og deres status - som man har sendt til andre klubber Læs mere her
Anmod om spillercertifikat: her kan man anmode en anden klub om et spillercertikat Læs mere her
Der er oprettet et klubhverv: spillercertifikatsansvarlig. Personer tilknyttet dette hverv vil modtage e-mails om alle spillercertifikatsanmodninger. Hvis der ikke er nogen med dette klubhverv, sendes mailen til klubbens postadresse. Ud over dette findes der en boks på forsiden af KlubOffice, der hedder: Nye spillercertifikats-anmodninger. Her vil alle nye og ubehandlede anmodninger blive vist.
Alle anmodninger fra andre klubber om overførsel af et spillercertifikat bliver samlet under menuen "Personer" -> "Medlemmer" -> "Spillercertifikater"
Det er her I skal behandle alle anmodninger fra andre klubber om at få overført et spillercertifikat på en af jeres spillere. Det er også muligt at se alle behandlede anmodninger ved at skifte 'Status' og trykke på 'Søg'.
De anmodninger som står under 'Afventer' er dem, som I skal tage stilling til. De vil blive vist her i 14 dage, og hvis de ikke er behandlet inden de 14 dage - så vil de automatisk blive afvist af KlubOffice. Har klubben ikke svaret på anmodningen når der er gået 8 dage - så vil de blive rykket via email.
Dobbeltklik på en anmodning og så kommer dette vindue frem:
KlubOffice prøver selv at finde spillere med samme fødselsdato, som spilleren i anmodningen og viser dem i dropdownen 'Find spiller'. Står der ikke en spiller - så er der mulighed for at søge i jeres spillere via knappen 'Søg spiller'. Her søger I spilleren frem og dobbeltklikker på spilleren.
Der et nu mulighed for at godkende eller afvise anmodningen
Hvis anmodningen skal godkendes, skal der udfyldes oplysninger omkring amatør/ikke amatør og evt. karantæne.
Der er også muligt - på samme tid som man godkender anmodningen - at udmelde spilleren. Ved 'Udmeld spiller' kan man sætte et hak. Her kan I også se spillerens saldo – naturligvs kun hvis klubben bruger økonomidelen i KlubOffice. Sætter I hak i 'Udmeld spiller' bliver spilleren udmeldt pr. dags dato og fjernet fra hold og afdeling.
Når alle oplysninger er udfyldt afsluttes med 'Godkend'. Der bliver automatisk sendt en e-mail til personen, som har anmodet om spillercertifikatet. Spilleren modtager også en e-mail om, at certifikatet er overført til den nye klub - forudsat at man har spillerens rigtige e-mail.
Herefter er spillercertifikatet overført elektronisk og ligger nu i modtagerklubben - hvor spilleren nu også er oprettet.
Skal anmodningen afvises trykker I på 'Afvis', og I skal så udfylde en årsag til afvisningen
Derefter trykker I på 'Send afvisning', og personen der har oprettet anmodningen vil modtage en e-mail om afvisningen, og klubberne vil kunne se det i deres KlubOffice.
Dette er en oversigt over de anmodninger, som I har sendt til andre klubber.
På nogen af anmodningerne - dem som er afvist - kan I dobbeltklikke og se årsagen til afvisningen.
På andre af anmodningerne - de godkendte - kan I klikke videre på navnet, og se spillerens oplysninger.
Der er 2 måder man kan indhente et spillercertifikat fra en anden klub.
1. Hvis medlemmer allerede er registreret i jeres KlubOffice, eller der er tale om spiller der kommer fra en udenlandsk klub
Du kan søge en spiller frem under medlemmer og markere denne - for så at vælge ikonet 'Indhent spillercertifikat fra en anden klub til det valgte medlem' i ikon-linien øverst til højre.
Ved denne metode kan KlubOffice allerede på forhånd give jer besked, hvis spilleren ikke er registreret i den klub, I vil sende anmodningen til.
Er der tale om en spiller der kommer fra en udenlandsk klub, skal spilleren først oprettes som en ny fodboldspiller i klubben, og så efterfølgende ansøge om spillercertifikatet via medlemsoversigten som ovenstående.
2. Hvis medlemmet IKKE er registreret i jeres KlubOffice
Vælg menuen "Personer" -> "Medlemmer" -> "Spillercertifikater" og klik på ikonet for "Opret ny anmodning om spillercertifikat"
Udfyld felterne og tryk på 'Ok' - så vil personerne med hvervet spillercertifikatsansvarlig modtage en mail. Den afgivende klub har så 7 dage til at besvare anmodningen. Har de ikke svaret inden 4 dage vil de blive rykket via email.
Når klubben besvarer anmodningen, vil personen der oprettede anmodningen modtage en mail - det gælder både ved godkendelse og afvisning.
Ved godkendelse - vil spilleren samtidig blive oprettet under medlemmer som spiller i den nye klub - hvis vedkommende ikke allerede var oprettet.
Selve spillercertifikatet vil efterfølgende kunne ses under 'Fodboldspiller'-fanen på spillerens oplysninger.