Undgå overraskelser - få sat opgaver i årshjul

Overblik og overdragelse 

Der er mange ting at holde styr på ude i klubben - både nye opgaver, og tilbagevendende begivenheder, som holdtilmelding, juleafslutning og kontingentkørsel. Du kan skabe overblikket over opgaver - og få sat ansvarlige på fra 'Opgaver og årsplan' i KlubOffice. 

Det er efterhånden mere undtagelsen end reglen, at ledelsen og bestyrelsen i en klub udgøres af de samme personer efter en generalforsamling. Det er ifølge Julie Jensen, der er klubrådgiver hos DBU Sjælland, en vigtig årsag til at årshjulet kan være et helt essentielt kerneværktøj i klubbens arbejde: 

"Årshjulet er med til at skabe overblik og kontinuitet, så klubben undgår overraskelser. Det bliver desuden lettere, at overdrage opgaver for bestyrelse og ledelse, som ofte oplever udskiftning fra år til år. Holdtilmelding, bankospil og sæsonafslutning afholdes typisk på samme tidspunkt af året. Der er ingen grund til at gøre alting forfra igen," fortæller Julie Jensen. 

Overblikket kan sågar være med til at skabe tradition om at afholde begivenheder på tværs af klubben:

"Vi kopierer vores opgaver fra år til år, og vurderer herefter om der er noget vi skal gøre mere eller mindre af. På den måde glemmer vi ikke de vigtige datoer, og får skabt en tradition for at afholde klubaktiviteter på tværs," fortæller Morten Holst, der er bestyrelsesmedlem i Lundtofte Boldklub. 

Husk at du nu kan lave Klubaktiviteter med online betaling. Læs mere her. 

Hvem, hvad og hvornår? 

Årshjulet kan kopieres fra år til år, så du i stedet for at starte forfra med opgaver, kan fjerne og tilføje de ændringer, der måtte være. Start med at definere, hvilke 'hovedopgaver', der skal løses. Herefter kan du tilføje 'underopgaver'. Den store sommerfest kan således have flere underopgaver, som fx 'tilmelding', 'kommunikation' og 'frivillige'. 

Du skal i oprettelsen definere en persongruppe, som opgaven vedrører. Se her hvordan du laver persongrupper. Du kan også vælge at tilføje en specifik, ansvarlig fra klubbens personer. 

Hold snor i opgaverne 

Når opgaverne og de ansvarlige på dem er defineret, kan du holde styr på årsplanen med forskellige overblik og afkrydsning, når en opgave er fuldført. Du kan vælge at eksportere til pdf - så årsplanen eller årshjulet er lige til at printe. 

Årshjulet giver jer det lidt større, grafiske overblik på, hvad der skal udføres, hvornår det skal udføres - og af hvem det skal udføres. 

Hvis du vil have hjælp til at få defineret opgaver i klubben, rekruttere frivillige eller noget helt tredje, kan du tage fat på din klubrådgiver, som du finder kontaktoplysninger på i bunden på forsiden af KlubOffice. 

Foto: Alvaro Reyes, Unsplash.