Menu

Udvidet support til at komme i mål med kontingentet

image
Thomas Kristensen
27. januar 2020 kl. 08:50
Brugerne har talt - KlubOffice økonomisupporten er vigtig, når kontingentkronerne skal i kassen og bogføres korrekt. De udvidede åbningstider fra 2019 fortsætter derfor ind i 2020.

Fodboldspillere, der cykler rundt med girokort til medlemmer i restance. Tåkrummende telefonopkald til Hans fra 2. holdet, som igen ikke lige har fået betalt til tiden. Og ikke mindst de lange aftener for at få Mobilepay, bankoverførsler og kontantbetalinger til at stemme i regnskabet. Alt sammen gjort lettere og automatiseret for de klubber, der benytter sig af 'Online betaling' og 'Automatisk kontingentkørsel' via KlubOffice. I 2020 fortsætter de udvidede åbningstider på KlubOffice økonomisupporten, så du kan få hjælp til at sparke kontingentkørslerne det sidste stykke over stregen. 

Brugerne har talt: Vi har brug for hjælp til økonomi! 

KlubOffice økonomisupporten har de seneste år hjulpet flere hundrede klubber med de vigtige sidste skridt til at få dirigeret kontingentkronerne de rigtige steder hen i klubkassen. I en brugerundersøgelse foretaget i slutningen af 2019 var svaret fra brugerne entydigt: Der er brug for hjælp ude i klubberne til at klare økonomistyringen.

Derfor er det blevet prioriteret, at fortsætte med de udvidede åbningstider på økonomi-supporten, således at der fortsat er hjælp at hente, på mail og telefon, mandag til torsdag fra 9-11 og 19-21. 

Du finder kontaktoplysninger, åbningstider og manualer til brug af systemet i bunden af forsiden på KlubOffice: 

Du kan også booke et KlubOffice økonomi-kursus, hvor en instruktør kommer ud til jer i klubben. Se hvordan her. 

Forberedelse gør mester 

En god automatisk kontingentkørsel kræver forberedelse. Er alle medlemmer sat på de rigtige afdelinger? Har du sat din kontoplan sat rigtigt op? Og har du tildelt rabatter til de medlemmer, der ikke skal opkræves det fulde kontingent. 

Få overblik over do's and dont's, faldgruber og tips til at gøre klar til den automatiske kontingentkørsel i artiklen her. 

Når kontingenterne er rullet ind 

Når kontingentkørslerne er gået igennem, har rigtigt mange medlemmer forhåbentlig betalt via abonnements ordning. Det er desværre ikke altid tilfældet, og så skal der rykkes for betaling. Det er heldigvis simpelt at gøre fra KlubOffice. 

Start med at gå til oversigten over dine automatiske kontingentkørsler. Her kan du både se kommende og gennemførte kontingentkørsler. 

 

Ryk for kontingentet 

Når du går ind på den enkelte kørsel, kan du nemt overskue, hvilke medlemmer der ikke har betalt via abonnement. Der er desuden fire checkboxe ud for hvert enkelt medlem: 

- Betalingsmail tilsendt
- Betalingslink åbnet 
- Notificeret 
- Abonnement 

Her kan du altså få et overblik over, hvordan medlemmet har fået information om betalingen. Hvis betalingsdatoen er overskredet - og betalingslinket ikke er nået frem - er det fordi vedkommende ikke har den korrekte mailadresse på sin profil. Ved at klikke på medlemsnummeret kan du ”hoppe” over på medlemmets stamdata og kontrollere mail – evt. kontakte medlemmet – og derefter med den grønne ”tilbagepil” i ikonlinjen ”hoppe” tilbage til kontingentkørslen.

 

Du har nu to muligheder for at rykke for kontingentbetaling: Genudsendelse af betalingsmail, eller en betalingspåmindelse. Du markerer et eller flere medlemmer og bruger ikonerne i bundlinjen. Se hvordan du ændrer i e-mail skabelonerne her. Har du endnu ikke sat teksterne op, er der inspiration at hente her.

Tip! Hvis du vil markere flere på én gang, skal du holde Ctrl (på PC) eller Cmd (på Mac) nede på tastaturet mellem markeringerne. 

Hvad gør jeg, hvis der er medlemmer, der ikke skal betale kontingent eller udmeldes? 

Hvis du har medlemmer, der fejlagtigt er kommet med i kontingentkørslen - og nu skal udmeldes - er det vigtigt at du følger denne vejledning.

1. Åbn den aktuelle kontingentkørsel ved at klikke på +’et foran navnet på kontingentskabelonen – og dobbeltklik derefter på den aktuelle kontingentkørsel.

 

2. Klik i overskriften ”status”, så du får de opkrævninger med status ”betalingsdag overskredet” øverst – nu skal du behandle dem én for én.

 3. Du klikker nu på medlemsnummeret og kommer over i medlemsoversigten, hvor du via ikonet for ”indmeld og udmeld” udmelder dit medlem – du bliver efterfølgende spurgt, om du vil lave en kreditnota – vent med det til vi er tilbage i den automatiske kontingentkørsel. Når du har udmeldt medlemmet, så klikker du på den grønne ”tilbage-pil” og lander tilbage i den automatiske kontingentkørsel. Her markerer du den aktuelle opkrævning og klikker på det røde kryds for ”annullering” – og nu sætter du flueben i ”dan kreditnota”.

NB: Det er vigtigt, at du laver denne opfølgning ”indefra den automatiske kontingentkørsel”, da du ellers ikke vil få ajourført opkrævningens status. Og hvis den ikke er opdateret, så vil du udsende forkerte betalingspåmindelser.

 

Har du brug for gode råd, sparring - eller har du selv tips til KlubOffice, som du vil give videre? Bliv en del af gruppen, sammen med knapt 600 andre brugere her. 

Nyttige links

Tjekliste inden automatisk kontingentkørsel 

Manual til automatisk kontingentkørsel 

Book et IT-kursus til at få hjælp - eller komme i gang med - automatisk kontingentkørsel