Undgå to fatale faldgruber
Der er to meget vigtige ting at tjekke før du kan læne dig tilbage og vente på, at kontingentkronerne ruller ind.
1) Alle de medlemmer, der skal betale kontingent, skal være en del af den afdeling eller stamhold, som du har tilknyttet din kontingentkørsel
2) Alle de medlemmer, der skal betale kontingent, skal være tilknyttet en debitorgruppe
Hvis I har medlemmer, der falder uden for de to kasser, vil de ikke blive opkrævet kontingent - og det vil således kræve en ny kontingentkørsel kun for de pågældende medlemmer. Det vil du gerne undgå. Se i videoen herunder, hvordan du finder frem til de medlemmer, der falder uden for kasserne - eller læs hele tjeklisten inden kontingentkørsel her.
Har I medlemmer, der skal have rabat?
Hvis I har medlemmer, der skal have rabat på kontingentet, kan I tildele det som enkelt- eller fast rabat. Rabatter til enkelte medlemmer tildeles fra medlemsoversigten under 'Medlemsstamdata', som vist på billedet her. Rabatter kan tildeles frem til den dag, hvor der trækkes penge på kortet.
Har I medlemmer, der skal opkræves manuelt?
Lige under rabat-afsnittet kan I markere, hvis et medlem skal opkræves manuelt via en anden betaler. Det er typisk en funktion, der bruges til medlemmer, der får betalt kontingent via kommune, støtteforening eller lignende - og som derfor ikke skal være en del af en abonnementsordning.
Se i vejledningen her, hvordan du håndterer medlemmer med en anden betaler.
Kommunikation til medlemmer
Din klub har måske kørt automatisk kontingentkørsel via KlubOffice i flere år, og din klubs medlemmer kender således processen. Hvis det er én af de første gange, I skal opkræve kontingent via KlubOffice, kan det være en god idé at informere medlemmerne før den automatiske mail, der sendes ud til medlemmerne syv dage inden betalingsdatoen.
Du kan få inspiration til et informationsskriv her.
Hvis I har mange nye medlemmer kan det også være en god idé at få genopfrisket, særligt den del der omhandler opdatering af kortoplysninger via Mit DBU. Se i videoen herunder hvordan jeres medlemmer selv kan opdatere, hvis de har skiftet betalingskort siden seneste kontingentbetaling.
På siden finder medlemmer - og evt. kontaktpersoner - desuden en oversigt over tidligere og kommende betalinger. Læs mere her.
Gør det lettere at håndtere udmeldelser
Én af de nyere funktioner i KlubOffice er muligheden for at tilbyde klubbens medlemmer, at anmode om udmeldelse direkte fra deres Fodboldpas - på Mit DBU, i Fodbold app'en eller via et link på klubbens hjemmeside.
Se her hvordan I kan komme i gang med online udmeldelse her.
Giv mailskabeloner et klubpræg
7 dage inden en trækning sendes en notifikationsmail til medlemmet, for at advisere om at det er tid til at betale kontingent. Notifikationsmailen kan - ligesom de øvrige mailskabeloner - rettes i KlubOffice. Det kan være gavnligt, hvis I fx ønsker at informere om procedure for udmeldelse.
Foruden notifikationsmailen, kan I også tilrette de øvrige mailskabeloner, der udsendes i forbindelse med betalinger:
- Opkrævningsmail - når medlemmet skal opkræves kontingent udsendes en mail med et betalingslink, som også kan fungere som tilmelding til abonnementsordning
- Kvitteringsmail - når medlemmet har betalt, automatisk eller som ny, online betaling
- Påmindelsesmail - kan sendes manuelt, når kontingentkørslen er gennemført
Læs mere om mails i forbindelse med betalinger her - og se hvordan I sætter dem op som mailskabeloner, så I kun skal lave teksten ét sted her.
Nyttige links og kontaktoplysninger
Tjekliste inden automatisk kontingentkørsel
Manual til automatisk kontingentkørsel
Gode råd til efter kontingentkørslen
Book et IT-kursus til at få hjælp - eller komme i gang med - automatisk kontingentkørsel
For spørgsmål vedrørende KlubOffice økonomi kan du kontakte økonomi-supporten på telefon mandag-torsdag fra 9-11 og og 19-21 - og ellers på kluboffice@dbu.dk.
Ved generelle spørgsmål til systemerne kan du kontakte DBU IT mandag-fredag fra 9-16 på telefon 43 26 54 55 eller support@dbu.dk.
Du kan også hente hjælp hos mere end 800 rutinerede brugere af KlubOffice i KlubOffice Facebook-gruppen, som du kan finde her.
Alle kontaktoplysninger er altid at finde i bunden af dit KlubOffice.
