Menu

Kom i mål med den automatiske kontingentkørsel

image
Thomas Kristensen
26. marts 2019 kl. 16:52
Få gode råd til, hvad du skal huske når den automatiske kontingentkørsel er gennemført.

En ny sæson står for døren, og det betyder at kontingentbetalingen skal falde i mange klubber landet over. Har du automatiske kontingentkørsler, giver vi dig her et par råd med på vejen, så du er klar til at tage imod, når kontingentkronerne ruller ind i klubkassen.

Her skaber du overblikket

Når kontingentkørslerne er gået igennem, har rigtigt mange medlemmer forhåbentlig betalt via abonnements ordning. Det er desværre ikke altid tilfældet, og så skal der rykkes for betaling. Det er heldigvis simpelt at gøre fra KlubOffice. 

Start med at gå til oversigten over dine automatiske kontingentkørsler. Her kan du både se kommende og gennemførte kontingentkørsler. 

Ryk for kontingentet 

Når du går ind på den enkelte kørsel, kan du nemt overskue, hvilke medlemmer der ikke har betalt via abonnement. Der er desuden fire checkboxe ud for hvert enkelt medlem: 

- Betalingsmail tilsendt
- Betalingslink åbnet 
- Notificeret 
- Abonnement 

Her kan du altså få et overblik over, hvordan medlemmet har fået information om betalingen. Hvis betalingsdatoen er overskredet - og betalingslinket ikke er nået frem - er det fordi vedkommende ikke har den korrekte mailadresse på sin profil. Ved at klikke på medlemsnummeret kan du ”hoppe” over på medlemmets stamdata og kontrollere mail – evt. kontakte medlemmet – og derefter med den grønne ”tilbagepil” i ikonlinjen ”hoppe” tilbage til kontingentkørslen.

Du har nu to muligheder for at rykke for kontingentbetaling: Genudsendelse af betalingsmail, eller en betalingspåmindelse. Du markerer et eller flere medlemmer og bruger ikonerne i bundlinjen. Se hvordan du ændrer i e-mail skabelonerne her. Har du endnu ikke sat teksterne op, er der inspiration at hente her.

Tip! Hvis du vil markere flere på én gang, skal du holde Ctrl (på PC) eller Cmd (på Mac) nede på tastaturet mellem markeringerne. 

Hvad gør jeg, hvis der er medlemmer, der ikke skal betale kontingent eller udmeldes? 

Hvis du har medlemmer, der fejlagtigt er kommet med i kontingentkørslen - og nu skal udmeldes - er det vigtigt at du følger denne vejledning.

1. Åbn den aktuelle kontingentkørsel ved at klikke på +’et foran navnet på kontingentskabelonen – og dobbeltklik derefter på den aktuelle kontingentkørsel.

2. Klik i overskriften ”status”, så du får de opkrævninger med status ”betalingsdag overskredet” øverst – nu skal du behandle dem én for én.

 3. Du klikker nu på medlemsnummeret og kommer over i medlemsoversigten, hvor du via ikonet for ”indmeld og udmeld” udmelder dit medlem – du bliver efterfølgende spurgt, om du vil lave en kreditnota – vent med det til vi er tilbage i den automatiske kontingentkørsel. Når du har udmeldt medlemmet, så klikker du på den grønne ”tilbage-pil” og lander tilbage i den automatiske kontingentkørsel. Her markerer du den aktuelle opkrævning og klikker på det røde kryds for ”annullering” – og nu sætter du flueben i ”dan kreditnota”.

NB: Det er vigtigt, at du laver denne opfølgning ”indefra den automatiske kontingentkørsel”, da du ellers ikke vil få ajourført opkrævningens status. Og hvis den ikke er opdateret, så vil du udsende forkerte betalingspåmindelser.

 

Få hjælp til bogføringen 

Vidste du, at DBU har økonomisupportere ansat til at hjælpe dig og din klub med KlubOffice økonomi? Mandag til torsdag fra 9-11 og 19-21 sidder de klar til at hjælpe på telefonen. Du kan kontakte dem på 43 26 54 40. Du kan også kontakte økonomi-supporten på mail: kluboffice@dbu.dk.

Har I brug for yderligere assistance? Så er et kursus i KlubOffice økonomi måske noget. En økonomiinstruktør kommer ud i jeres klub, og hjælper med at få bogført korrekt. Lige nu er kurset gratis første gang det afholdes. Anden gang koster 1.000 kr. og derefter 2.200 kr. pr. kursus. Du kan læse mere om IT-kurserne her.